Die Schriftform und deren Substitute
Datenschutzbeauftragte prüfen und beraten auch bei der Gestaltung von ein- oder mehrseitigen Willenserklärungen sowie bei der Implementierung digitaler Verwaltungsabläufe. Gesetzliche und privatrechtlich vereinbarte Formvorschriften spielen dabei eine wichtige Rolle. Der vorliegende Text hilft beim Verständnis dieser Formen und bettet sie in einen anwendungsbezogenen Kontext ein. Welche Formen untereinander austauschbar sind und welche Rolle elektronische Signaturen einnehmen können, ohne Rechtmäßigkeiten zu verletzen, bildet den Kern der Betrachtung.
In der Geschäfts- und Rechtswelt ist die Anpassung an digitale Technologien unausweichlich. Dies zeigt sich deutlich in der Evolution der Formvorschriften, bei denen die Schriftform zunehmend durch elektronische Alternativen ergänzt oder ersetzt wird. Der vorliegende Text erörtert die rechtlichen Rahmenbedingungen und die verschiedenen Signierungsformen gemäß deutschem Recht und europäischer Gesetzgebung, insbesondere der eIDAS-Verordnung. Dabei werden die rechtliche Bedeutung und die Anforderungen an die einzelnen Formen im geschäftlichen Verkehr beleuchtet. Denn die Wahl der Form beeinflusst auch die Chancen in streitigen Verfahren.
I. Schriftform
Die gesetzliche schriftliche Form, auch Schriftform genannt, wird durch die Unterschrift einer Person unter einen Text erfüllt. Eine Unterschrift ist das Ergebnis einer eigenhändigen Zeichnung, mindestens des eigenen Nachnamens, unter einen Text (eigenhändige Namensunterschrift). Dadurch wird die Identität der Person überprüfbar. Ein Handzeichen (Abkürzung des Namens) oder ein Faksimile (Reproduktion des Namens, zum Beispiel mit einem Stempel oder durch Einkopieren einer gescannten Unterschrift) gilt daher nicht als Unterschrift. Ein notariell beglaubigtes Handzeichen zählt jedoch als Unterschrift (§ 126 BGB).
Die Unterschrift steht unter einem Text und nicht darüber oder daneben. Sie schließt den Text ab (textliche Anlagen sind im Text zu referenzieren). Im Geschäftsverkehr enthält der Text typischerweise Willenserklärungen, also auf eine Rechtswirkung zielende Äußerungen des eigenen Willens, wie eine Weisung, die Abgabe oder Annahme eines Angebots, einen Vertrag oder eine Kündigung.
Im rechtlichen Sinne dient die Unterschrift der Wahrung der Schriftform. Die Schriftform ist erforderlich, wo sie gesetzlich vorgeschrieben ist, zum Beispiel bei der arbeitsvertraglichen Kündigung (§ 622 BGB). Daneben kann die Schriftform im Rahmen der Formfreiheit im Privatrecht auch vereinbart werden. Die Einhaltung der Form ist deshalb wichtig, weil ein Formfehler das gesamte Rechtsgeschäft nichtig werden lassen kann (§ 125 BGB).
Ein so gestaltetes Dokument genießt ein hohes Maß an Beweiskraft. Der Text gilt als private Urkunde. Sie ist ein schriftliches Dokument, das eine Erklärung durch klar verständliche und lesbare Wörter darstellt. Sofern die Echtheit der Namensunterschrift feststeht, wird auch die Echtheit des Textes vermutet (§ 440 Abs. 2 ZPO). Die private Urkunde begründet dann vollen Beweis dafür, dass die in ihr enthaltenen Erklärungen von dem Unterzeichnenden abgegeben worden sind (§ 416 ZPO). Im Fall des beiderseitig unterschriebenen Vertrags erstreckt sich der Beweis auch auf die Richtigkeit und die Vollständigkeit des Inhalts. In anderen Fällen (z.B. der Kündigung) greift indes nur die Vermutung (§ 439 Abs. 2 ZPO).
II. Vertretungsbefugnis
Bei rechtsgeschäftlichem Handeln ist für die empfangende Person der Willenserklärung von Interesse, ob die erklärende Person diese Willenserklärung abgeben durfte. Dahinter steht die Frage, wem das Handeln zugerechnet wird. Die juristische Person wird durch Organwalter der vom Gesetzgeber bestimmten Organe repräsentiert – also durch natürliche Personen wie Vorstandsmitglieder oder Geschäftsführer. Diese vertreten die Gesellschaft nach außen, sowohl gerichtlich als auch außergerichtlich. Bei einer GmbH sind dies regelmäßig die Geschäftsführer (§ 35 GmbHG). Die geschäftsführende Person unterschreibt auf offiziellem Geschäftspapier der GmbH ohne Namenszusatz, da auf diesem die Person als Teil der Geschäftsführung auszuweisen ist (§ 35a GmbHG). Will sie hingegen auf anderem Papier für die juristische Person handeln, hat sie dies entsprechend kenntlich zu machen (zum Beispiel mit einem Firmen- oder Betriebsstempel), denn ansonsten läuft sie Gefahr, im eigenen Namen zu handeln (BGH, Urteil vom 23.01.2013 – XII ZR 35/11, Rn. 14).
Daneben kann die Geschäftsführung weitere Personen bestimmen, welche die Gesellschaft zu allen Arten von gerichtlichen und außergerichtlichen Geschäften vertreten, indem sie diesen Prokura erteilt (§ 49 HGB). Die Unterschrift erhält vorangestellt den Zusatz „ppa.“ (per procura).
Die Bestellung einer Person zur Geschäftsführung und auch die Erteilung der Prokura sind für jedermann öffentlich im Handelsregister – zum Beispiel über das gemeinsame Registerportal der Länder – einsehbar.
Neben der Prokura sind weitere Vollmachten möglich, deren Erteilung im Regelfall formfrei erfolgen kann (§ 167 BGB). Das Handeln in Vollmacht ist gegenüber dem Dritten kenntlich zu machen (§ 57 HGB).
Hierzu eignet sich die Vorlage der Vollmachtsurkunde im Original, insbesondere im fristwahrenden einseitigen Rechtsgeschäft (§ 174 BGB). Die Unterschrift erhält vorangestellt typischerweise den Zusatz „i.V.“ (in Vollmacht). Der Zusatz kann entbehrlich sein, wenn der die Erklärung empfangenden Person die Vollmacht anderweitig bekannt ist und für diese auch aus den Umständen des Einzelfalls zweifelsfrei erkennbar ist, dass die Erklärung in Vollmacht abgegeben wurde. Auch hier ist bei Verwendung eines Firmen- oder Betriebsstempels kein Raum mehr für Zweifel.
Eine Bevollmächtigung im Einzelfall kann sich aber auch bereits aus den gewöhnlichen Arbeitsaufgaben ergeben; beispielsweise bei Tätigkeiten im Verkauf oder im Warenlager (§ 56 HGB).
Wer hingegen zum Ausdruck bringen möchte, eine Erklärung nur zu überbringen, stellt seiner Unterschrift den Zusatz „i.A.“ (im Auftrag) voran. Wenngleich dieser Zusatz nicht gesetzlich normiert ist, gilt die Person nach allgemeinem Rechtsverständnis dann nur als Erklärungsbote der Willenserklärung einer anderen Person (BGH, Urteil vom 05.11.1987 – V ZR 139/87; BGH, 19. Juni 2007 – VI ZB 81/05); die Schriftform ist durch den Boten nie gewahrt. Ausnahmen mögen sich auch hier aus der Sicht der – die Erklärung empfangenden – Person im Einzelfall ergeben (Klein, Olaf: Die Kündigung „i.A.” – Kennzeichen mangelnder Schriftform?, NZA 2004, 1198). Durch diese Art der Unterzeichnung besteht das Risiko, dass der Vertrag unwirksam ist.
III. Elektronische Signaturen
Getrieben durch die Richtlinie 1999/93/EG des Europäischen Parlaments und des Rates vom 13.12.1999 über gemeinschaftliche Rahmenbedingungen für elektronische Signaturen fand die elektronische Signierung eines elektronischen Dokuments (§ 126a BGB) als Ersatz der Unterschrift (§ 126 Abs. 3 BGB) Einzug in das Bürgerliche Gesetzbuch. Demnach kann die gesetzlich vorgeschriebene Schriftform durch die qualifizierte elektronische Signatur ersetzt werden, sofern sich aus dem Gesetz nichts Gegenteiliges ergibt. So kann beispielsweise die Kündigung des Arbeitsverhältnisses nur in Schriftform und nicht auch in elektronischer Form erfolgen (§ 623 BGB).
Seit dem 01. Juli 2016 findet jedoch die EU-Verordnung Nr. 910/2014 über elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste für elektronische Transaktionen im Binnenmarkt (eIDAS-VO) Anwendung, und die obige Richtlinie ist deshalb aufgehoben worden. Wie jede EU-Verordnung genießt auch die eIDAS-VO Anwendungsvorrang vor deutschem Recht. Deshalb verloren das nationale Signaturgesetz (SigG) und die Signaturverordnung (SigV) ihre Rechtskraft, und im Rahmen der nationalen Ausformung der eIDAS-VO wurde das Vertrauensdienstegesetz (VDG) erlassen.
Die eIDAS-VO regelt europaweit vereinheitlichte Varianten der Identifizierung mit dem Ziel der Beschleunigung des europäischen Geschäftsverkehrs, des Handels und der Dienstleistungen. Dabei beschreibt sie die Anforderungen an elektronische Signaturen, elektronische Siegel, elektronische Einschreiben und elektronische Zeitstempel sowie die für deren Betrieb notwendigen Voraussetzungen.
Zweck der eigenhändigen Namensunterschrift ist die Nichtabstreitbarkeit einer abgebenen Willenserklärung, so dass die signierende Person also nicht behaupten kann, die Unterschrift sei nicht von ihr. Sie genießt deshalb in der Praxis ein hohes Maß an Vertrauen. Jedoch ist ein solches nicht auch bei allen Varianten der elektronischen Signatur gegeben.
Die eIDAS-VO definiert in Art. 3 Nr. 10 eIDAS-VO zunächst den Begriff der elektronischen Signatur, der grundlegende Anforderungen an die Gesamtheit aller elektronischen Signaturen stellt.
Darauf aufbauend wird in Art. 3 Nr. 11 eIDAS-VO die fortgeschrittene elektronische Signatur definiert, die zusätzliche Anforderungen an Authentizität und Integrität stellt. Und wiederum auf dieser aufbauend, wird in Art. 3 Nr. 12 eIDAS-VO mit Hilfe noch weiterer Bedingungen die qualifizierte elektronische Signatur definiert, die eine besondere Form der fortgeschrittenen elektronischen Signatur darstellt, da sie auf einem qualifizierten Zertifikat beruht, welches von einem qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter erstellt wurde.
Die qualifizierte elektronische Signatur ist also auch immer eine fortgeschrittene elektronische Signatur; der Umkehrschluss gilt indes nicht.
Zur Gruppe der fortgeschrittenen elektronischen Signaturen gehören also auch die qualifizierten elektronischen Signaturen, die eine echte Teilmenge der fortgeschrittenen elektronischen Signaturen sind.
In der Praxis finden sich zudem die Abkürzungen EES für eine einfache elektronische Signatur, welche sich aber in der eIDAS-VO nicht findet und dennoch häufig mit Art. 3 Nr. 10 eIDAS-VO in Verbindung gebracht wird, FES für die fortgeschrittene elektronische Signatur i.S.d. Art. 3 Nr. 11 eIDAS-VO und QES für die qualifizierte elektronische Signatur i.S.d. Art. 3 Nr. 12 eIDAS-VO. Tatsächlich lassen sich aus der eIDAS-VO drei disjunkte Varianten elektronischer Signaturen entwickeln. Die obigen Abkürzungen sind dafür jedoch wenig hilfreich.
Das präzise Verständnis der Relationen elektronischer Signaturen ist indes notwendig zur Abgrenzung der praktischen Anwendungsbereiche elektronischer Signaturen. Im Folgenden werden deshalb die drei disjunkten Varianten elektronischer Signaturen betrachtet: die nicht fortgeschrittene elektronische Signatur, die nicht qualifizierte fortgeschrittene elektronische Signatur und die qualifizierte elektronische Signatur. Kommt es bei Erstellung oder Anwendung von Signaturen zu Fehlern, ist im Einzelfall zu prüfen, ob diese dennoch einer der drei Varianten zugeordnet werden könnten.
1. Die nicht fortgeschrittene elektronische Signatur
Die nicht fortgeschrittene elektronische Signatur besteht aus elektronischen Daten, die im Rahmen der Signierung durch die signierende Person (der unterzeichnenden natürlichen Person) anderen elektronischen Daten (einem elektronischen Dokument) hinzugefügt oder logisch mit diesem verbunden wurden, aber sie erfüllt nicht die Anforderungen des Art. 26 eIDAS-VO. Während Hinzufügen die Aneinanderreihung zu einer Datei meint, benötigt die logische Verbundenheit nur einen Bezug zwischen elektronischer Signatur und elektronischem Dokument und somit nicht zwingend eine örtliche oder zeitliche Koinzidenz. Beispiele hierfür sind die gescannte eigenhändige Namensunterschrift, die einem Textdokument hinzugefügt wurde, aber auch nur das Klicken auf den elektronischen Newsletter-Bestellknopf nach Eingabe der E-Mail-Adresse oder das Einloggen in ein Online-System.
Unter geschäftlichen E-Mails findet sich häufig ein abschließender Teil, der den Namen des Absenders, die Firma, Kontaktdaten und weitere Pflichtangaben nach § 5 DDG enthält. Hierfür hat sich – unabhängig von der eIDAS-VO – der Begriff E-Mail-Signatur etabliert.
Diese erfüllt gleichzeitig aber auch die Anforderungen an eine elektronische Signatur nach Art. 3 Nr. 10 eIDAS-VO, nicht jedoch nach Art. 3 Nr. 11 eIDAS-VO. Die nicht fortgeschrittene elektronische Signatur nutzt keine Verfahren der Kryptographie und genießt deshalb nicht bereits aufgrund integrierter mathematischer Verfahren vergleichbares Vertrauen der Nichtabstreitbarkeit einer eigenhändigen Namensunterschrift.
2. Die nicht qualifizierte fortgeschrittene elektronische Signatur
Die nicht qualifizierte fortgeschrittene elektronische Signatur ist eindeutig der signierenden Person zuordenbar. Sie ermöglicht die Identifizierung der signierenden Person und wird unter Verwendung elektronischer Signaturerstellungsdaten (eindeutige Daten, die von der signierenden Person zum Erstellen einer fortgeschrittenen elektronischen Signatur verwendet werden) erstellt, welche die signierende Person mit einem hohen Maß an Vertrauen unter ihrer alleinigen Kontrolle verwenden kann. Sie ist auf eine Weise mit den elektronisch signierten Daten derart verbunden, dass eine nachträgliche Veränderung dieser Daten erkannt werden kann (Art. 26 eIDAS-VO), ohne jedoch qualifizierte elektronische Signatur zu sein. Diese Anforderungen sind mit einem digitalen Signaturverfahren erfüllbar. Hierzu nutzt die signierende Person einen ihr allein bekannten Signaturschlüssel (Private Key) und einen dazu passenden öffentlichen Verifikationsschlüssel (Public Key), mit dem die nicht qualifizierte fortgeschrittene elektronische Signatur verifiziert werden kann. Beide Schlüssel gelten gemäß dem zugrunde liegenden kryptografischen Verfahren als mit hoher Wahrscheinlichkeit einmalig und der Verifikationsschlüssel ermöglicht dann die Identifizierung der signierenden Person, sofern diese die zu ihrer Identifikation erforderlichen Daten (beispielsweise Vor- und Nachname sowie E-Mail-Adresse und Unternehmenszugehörigkeit) zusammen mit den Signaturschlüsseln wahrheitsgemäß verwendet.
Beispiele sind die auf einem Public-Key-Verfahren beruhenden – typischerweise selbst erstellten – Signaturen wie PGP oder S/MIME. In diesem Sinne genießt die nicht qualifizierte fortgeschrittene elektronische Signatur ein hohes Maß an Vertrauen, sofern auch die signierende Person entsprechendes Vertrauen – im Hinblick auf die oben genannten zu ihrer Identifikation benötigten Daten – genießt und der öffentliche Verifikationsschlüssel hinreichend öffentlich bekannt ist (z.B. auf einer Website über eine längere Zeit bekannt gemacht oder jeder E-Mail-Signatur angehängt wurde).
3. Die qualifizierte elektronische Signatur
Die qualifizierte elektronische Signatur (häufig auch mit QES bezeichnet) wird von der sie nutzenden Person mithilfe einer qualifizierten elektronischen Signaturerstellungseinheit (eine Soft- oder Hardware, die zum Erstellen einer elektronischen Signatur verwendet wird und zudem die Anforderungen des Anhangs II der eIDAS-VO erfüllt) erstellt.
Sie beruht auf einem qualifizierten Zertifikat für elektronische Signaturen, einem von einem qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter ausgestelltem Zertifikat, das zudem die Anforderungen des Anhangs I der eIDAS-VO erfüllt. Das hohe Maß an Vertrauen in die qualifizierte elektronische Signatur wird insbesondere durch den Vertrauensdiensteanbieter gestützt, an dem es der nicht qualifizierten fortgeschrittenen elektronischen Signatur mangelt.
4. Die digitale Signatur und die digitale Unterschrift
Die Begriffe digitale Signatur und digitale Unterschrift kommen in der eIDAS-VO nicht vor. Der Begriff der digitalen Signatur ist ein technischer und bezeichnet das mathematische Ergebnis in einem kryptographischen Public-Key-Verfahren. Dadurch wird die Authentizität und die Integrität – also die Nichtabstreitbarkeit – der signierten Informationen realisiert. Eine digitale Signatur ist notwendig zur Erstellung der in eIDAS-VO definierten fortgeschrittenen und somit auch der qualifizierten elektronischen Signatur. Hingegen ist der Begriff der digitalen Unterschrift nicht definiert, sondern wird im allgemeinen Sprachgebrauch für sehr unterschiedliche Verfahren und Signaturen verwendet. Insofern ist er weder im Allgemeinen noch im Konkreten hilfreich.
IV. Substitute der Schriftform
Die gesetzlich vorgeschriebene Schriftform kann – sofern gesetzlich nichts Gegenteiliges bestimmt ist – mit einer insbesondere auch konkludent erklärten Zustimmung aller Beteiligten durch die qualifizierte elektronische Signatur ersetzt werden (§§ 126 Abs. 3, 126a BGB). Der Gesetzgeber spricht von der Ersetzung der schriftlichen Form durch die elektronische Form. Er bezieht sich dabei jedoch nicht auf alle elektronischen Signaturen, sondern meint ausschließlich nur die qualifizierte elektronische Signatur. Jedoch ist ein elektronisches Dokument keine Urkunde im ursprünglichen Sinn, denn es fehlt bereits die physische Verkörperung.
Nach § 371a ZPO finden jedoch, sofern die Echtheit der qualifizierten elektronischen Signatur feststeht, auf das elektronische Dokument die Vorschriften über die Beweiskraft privater Urkunden entsprechend Anwendung. Es wird also auch hier die Echtheit des elektronischen Dokuments vermutet (§ 440 Abs. 2 ZPO). Es begründet dann vollen Beweis darüber, dass die in ihm enthaltenen Erklärungen von den Unterzeichnenden abgegeben worden sind (§ 416 ZPO). Tatsächlich kommt der qualifizierten elektronischen Signatur bereits aus kryptographischer Sicht eine gleichartig hohe Beweiskraft wie der Unterschrift zu, so dass eine rechtliche Gleichsetzung konsequent ist.
Ferner definiert der Gesetzgeber in § 126b BGB die gesetzliche Textform. Sie dient als unterschriftslose Form der Fixierung einer Mitteilung oder Erklärung. Ihr kommt keine erhebliche Beweiswirkung zu, wenngleich ihre Verfälschung strafrechtliche Relevanz hat (§ 269 StGB). Nach dem Willen des Gesetzgebers ist ihr Einsatzbereich in den Fällen eröffnet, in denen keiner der Beteiligten und auch kein Dritter ein ernsthaftes Interesse an einer Fälschung des Inhalts haben kann (BT-Drs. 14/4987, 18 ff.).
Die Anforderungen an die Textform sind eine lesbare Erklärung, die den Erklärenden erkennen lässt (der Firmenname allein ist bereits ausreichend) und die auf einem Datenträger für einen dem Zweck angemessenen Zeitraum zur unveränderten Wiedergabe aufbewahrt wird, sowie Anfang und Ende der Erklärung – also den räumlichen Umfang der Erklärung – erkennen lässt (z.B. durch Anrede und Grußformel oder eine gescannte Unterschrift in Bildform).
Der räumliche Umfang ist insbesondere in Bezug auf eine Anlage von Bedeutung. Sofern die Anlage nicht selbst die Anforderungen an die gesetzliche Textform erfüllt, muss sie in der Erklärung referenziert werden, denn nur so wird sie deren Teil. Als Datenträger zählt neben elektronischen Speichermedien auch das Papierblatt. Die gesetzliche Textform ist also nicht auf elektronische Medien beschränkt. Eine Audiodatei erfüllt die Anforderungen an die Textform nicht. Anforderungen an die gesetzliche Textform kann z.B. ein Telefax oder eine E-Mail erfüllen, ebenso auch eine SMS, eine Chat-Nachricht oder ein abfotografierter Text.
Fraglich ist, ob eine gewöhnliche Website, über die eine Erklärung in gesetzlicher Textform abgegeben wird, die Anforderung eines speichernden Datenträgers erfüllt. Tatsächlich wird diese nur von einer fortgeschrittenen Website erfüllt, nämlich wenn sie Elemente enthält, die mit an Sicherheit grenzender Wahrscheinlichkeit dazu anhalten, die Informationen in Papierform oder auf einem anderen dauerhaften Datenträger zu speichern, oder wenn sie einen sicheren Speicherbereich vorsieht, auf welchen nur mittels Eingabe eines Logins zugegriffen werden kann und die dort stehenden Informationen nicht mehr geändert werden können (BGH, Urteil vom 15. Mai 2014 – III ZR 368/13, Rn. 23).
Für die gesetzliche Textform existiert kein Substitut mit geringeren Formvorschriften.
Ist für ein Rechtsgeschäft jedoch keine gesetzliche Form bestimmt, so kann eine privatrechtlich vereinbarte Form (gewillkürte Form) durch die Parteien selbst bestimmt werden. Fehlt es dabei an einer Vereinbarung über die Anforderung zur Erfüllung dieser Form – was der Regelfall sein dürfte –, soll im Zweifel die durch Gesetz bestimmte Form gelten, also §§ 126, 126a, 126b BGB und zudem eine durch § 127 Abs. 2, 3 BGB bestimmte andere Form ausreichen.
Ist die Schriftform bestimmt worden, genügt dann zur Wahrung bereits die Textform (§ 126b BGB) oder – im Falle eines Vertrags – die wechselseitige Kommunikation in Textform (§ 127 Abs. 2 S. 1 BGB). Dabei meint schriftliche Form dasselbe wie Schriftform. Wird indes nur „schriftlich“ verwendet, ohne das Substantiv „Form“, muss nicht zwingend die Schriftform gemeint sein.
Ist die qualifizierte elektronische Signatur bestimmt worden, genügt dann bereits eine nicht qualifizierte elektronische Signatur (§ 127 Abs. 3 S. 1 BGB), also z.B. eine E-Mail-Signatur.
Die ursprünglich vereinbarte Form – Schriftform oder qualifizierte elektronische Signatur – kann indes nachträglich für dokumentarische Zwecke verlangt werden, so dass die volle prozessuale Beweiskraft wiederhergestellt wird.
Art. 25 Abs. 1 eIDAS-VO bestimmt, dass elektronische Signaturen nicht bereits deshalb ihre Rechtswirkung oder Beweismittelkraft verlieren, wenn sie die Anforderungen an qualifizierte elektronische Signaturen nicht erfüllen. Damit wäre § 127 Abs. 3 S. 2 BGB überflüssig. Der europäische Gesetzgeber überlässt es jedoch dem nationalen Gesetzgeber, welche konkrete Grenze er hier ziehen möchte (ErwG 49 S. 2 eIDAS-VO).
Die Rechtsfolgen des durchaus sinnvollen Eingriffs des Gesetzgebers in die privatrechtlich vereinbarte Form sind erheblich und treten typischerweise erst im Rechtsstreit zutage.
So ist z.B. auch die doppelte Schriftformklausel regelmäßig aufgrund der AGB-Kontrolle nach § 305b BGB (vgl. BGH, Beschluss vom 25.01.2017 – XII ZR 69/16) ungültig. Zur Einhaltung einer Kündigungsfrist ist deshalb bereits eine Textnachricht mit hinreichend bestimmtem Absender und ausreichender Vertretungsbefugnis anstelle der vertraglichen vereinbarten Schriftform ausreichend. Die Kündigung in Schriftform könnte – nach der Frist – nachgereicht werden. Gesetzgeberische Einschränkungen, wie z.B. im Arbeitsrecht, sind zu beachten.
Nur die schriftliche Form und die elektronischen Dokumente mit qualifizierter elektronischer Signatur kommen in den Genuss der formellen Beweiskraft einer Urkunde bzw. stehen dieser gleich. Warum dies aber nicht auch für Dokumente mit nicht qualifizierter fortgeschrittener Signatur gelten sollte, ist fraglich, denn die Anforderungen an diese sind hierfür hinreichend (vgl. Art. 26 eIDAS-VO); dies jedenfalls insbesondere dann, wenn die Identität des Signierenden im Einzelfall hinreichend bekannt ist.
Andere Formen der elektronischen Signatur sowie die Textform unterliegen der freien Beweiswürdigung des Gerichts (§ 286 Abs. 1 ZPO), die sich regelmäßig auf dessen Lebenserfahrung stützt. Aber diese ist leider (noch) nicht einheitlich. Insofern wäre über die regelmäßige Nutzung einer qualifizierten elektronischen Signatur im wirtschaftlichen Bereich nachzudenken.
Zudem sollten schnellstmöglich ausschließlich Post-Quanten-Kryptographische Verfahren in allen fortgeschrittenen elektronischen Signaturen zur Anwendung kommen, um deren Beweiskraft zukünftig nicht durch neue mathematische Methoden zu gefährden.
V. Aktuelle Gesetzesvorhaben
Im Rahmen des Vierten Gesetzes zur Entlastung der Bürgerinnen und Bürger, der Wirtschaft sowie der Verwaltung von Bürokratie liegt ein Regierungsentwurf (https://www.bmj.de/SharedDocs/Downloads/DE/Gesetzgebung/Synopse/Synopse_BEG_IV_RegE.pdf) vor, der die gesetzliche Schriftform an vielen Stellen obsolet macht. Einige Beispiele:
- Wird bisher ein Mietvertrag über Grundstücke oder Räume für eine längere Zeit als ein Jahr nicht in schriftlicher Form geschlossen, gilt er auf unbestimmte Zeit (§ 578 BGB). Zukünftig soll die Textform reichen.
- Ist bisher die Erteilung eines Zeugnisses nach Beendigung eines dauernden Dienstverhältnisses in elektronischer Form mit qualifizierter elektronischer Signatur ausgeschlossen (§ 630 BGB, § 109 Abs. 3 GewO), so soll diese zukünftig mit Einwilligung des Dienstverpflichteten möglich sein.
- Entfällt bisher die Dokumentationspflicht des Arbeitgebers nach § 2 Abs. 1 bis 4 NachwG, wenn der Arbeitsvertrag in Schriftform geschlossen wurde, so soll diese zukünftig auch entfallen, wenn der Arbeitsvertrag unter Nutzung einer qualifizierten Signatur geschlossen wurde. Dies gilt auch für entsprechende Änderungsverträge (§ 3 NachwG). Nur für Arbeitnehmer, die in einem Wirtschaftsbereich oder Wirtschaftszweig nach § 2a Abs. 1 SchwarzArbG tätig sind, bleibt es bei der Schriftform.
- Ist bisher die Beanspruchung der Pflegezeit in Schriftform dem Arbeitgeber anzuzeigen (§ 3 Abs. 3 PflegeZG), so soll zukünftig die Textform reichen. Dies gilt entsprechend auch für die Inanspruchnahme der Familienpflegezeit (§ 2a Abs. 2 FPfZG).
Das Gesetz ist am 29.10.2024 bekannt gemacht worden (BGBl. 2024 I Nr. 323).
VI. Praxis
Verschiedene Kommunikationskanäle wie längere E-Mail-Verläufe, abfotografierte Schriftstücke, Telefonate, nicht hilfreich beschriftete Dateien und Dokumente oder wechselnde Signaturen etwa können insgesamt in einen multimodalen Vertragsschluss münden, der aus vielen Erklärungen der einzelnen Vertragsparteien besteht. Der gesamte Vorgang ist dadurch komplexer, als wenn die Vertragsparteien nur ein einziges gemeinsames Dokument unterschreiben würden. Nur wer hier konsequent sorgfältig dokumentiert und auch nicht den Überblick – insbesondere im Hinblick auf die Rechtmäßigkeit – verliert, wird nötigenfalls auch einen substantiierten Beweis zum Vertragsinhalt antreten können (vgl. OLG Celle, Urteil vom 07.04.2020 – 4 U 141/19). Denn eine einheitliche Form ist regelmäßig nicht nötig.
