„Information Overload“ im Datenschutz
Navigieren im Dschungel der Vorgaben
Auf dem BvD-Datenschutztag Anfang Juli 2025 in Frankfurt am Main wurde wurde besonders deutlich, was viele behördliche und betriebliche Datenschutzbeauftragte seit längerem im Arbeitsalltag erleben: Information Overload, also Informationsüberflutung, ist längst keine Randerscheinung mehr, sondern eine der zentralen strukturellen Herausforderungen des Datenschutzmanagements. Während Fachkunde, Methodenkenntnis und Rechtsanwendung selbstverständlich sind, entwickelt sich die Fähigkeit, Informationen zu filtern, einzuordnen und praxisgerecht nutzbar zu machen, zunehmend zu einer weiteren Schlüsselkompetenz.
Die Ursachen für diese Überlastung sind vielfältig und sie verstärken sich gegenseitig. Zunächst ist da das Überangebot an Informationen: Neben der Datenschutz-Grundverordnung und dem Bundesdatenschutzgesetz existieren eine stetig wachsende Zahl bereichsspezifischer Gesetze, landesrechtlicher Besonderheiten und neue europäische Verordnungen wie der AI Act, die NIS2-Richtlinie, der Digital Services Act oder der Data Act. Die begleitenden Urteile, Leitlinien, Kommentierungen und Stellungnahmen der Datenschutz-Aufsichtsbehörden, Praxis- sowie Orientierungshilfen vervielfachen die Zahl der Informationen, die in der Praxis geprüft und bewertet werden müssen.
Die zweite Ursache liegt in der digitalen Konnektivität. Moderne Arbeitsumgebungen fördern den ständigen Informationsfluss: E-Mails, interne Wissensplattformen, Kalender, Chats, Fachportale – oft alles gleichzeitig. Jedes System sendet Benachrichtigungen, die dringlich wirken. Ohne klare Struktur wird aus dieser Vernetzung schnell ein Treiber permanenter Unterbrechungen.
Eine dritte Ursache ist der weit verbreitete Versuch des Multitasking. Noch immer gilt es in vielen Organisationen als Indikator für Effizienz, wenn mehrere Aufgaben parallel bearbeitet werden. Doch zahlreiche Studien zeigen: Multitasking mindert die Konzentrationsfähigkeit, erschwert Entscheidungen und verlangsamt Prozesse. Wer ständig zwischen Rückfragen, Recherchen und Beratung wechselt, verliert leicht den Überblick und den Blick für das Wesentliche.
Als vierter Faktor kommt der Mangel an Filterung und Priorisierung hinzu. Informationen werden häufig danach verarbeitet, wie laut sie sich bemerkbar machen – nicht nach ihrer tatsächlichen Relevanz. Das führt dazu, dass brisante Themen oder datenschutzrechtliche Risiken übersehen werden können, während Nebensächlichkeiten Zeit und Aufmerksamkeit binden.
Gerade im Datenschutzrecht wird die Orientierung also nicht leichter: Datenschutz-Grundverordnung, Bundesdatenschutzgesetz, landesrechtliche Sonderregelungen, bereichsspezifisches Fachrecht und neue EU-Verordnungen wie der AI Act, die NIS2-Richtlinie, der Digital Market Act oder der Digital Services Act erhöhen die Komplexität stetig. Der bekannte Hinweis, die Datenschutz-Grundverordnung bleibe unberührt, mag juristisch korrekt sein, hilft jedoch im Arbeitsalltag selten weiter.
Hinzu kommt, dass viele Datenschutzbeauftragte in Behörden und Organisationen nach wie vor als Einzelkämpfer agieren – oft in Teilzeit oder als Nebentätigkeit neben ihrer eigentlichen Hauptfunktion. Sie beraten, schulen, dokumentieren und bewerten, meist mit begrenzten Ressourcen. Datenschutz ist jedoch kein Nebenjob, der sich „mal eben“ nebenbei erledigen lässt.
Nicht zu unterschätzen ist die Rolle der sozialen Medien und digitaler Fachnetzwerke, welche in den letzten Jahren immer mehr an Bedeutung gewonnen haben. Plattformen wie LinkedIn, X, Fachgruppen auf Plattformen wie MS Teams, Slack oder Yammer liefern häufig schnelle Impulse, Diskussionen oder Meinungsbeiträge. Für viele Datenschutzbeauftragte sind sie mittlerweile tägliche Begleiter. Doch diese Beiträge sind selten kontextualisiert, rechtlich abgesichert oder vollständig. Wer hier nicht genau prüft, läuft Gefahr, auf halbgaren Informationen Entscheidungen zu stützen oder unnötige Unsicherheit zu erzeugen. Quelle, Kontext und Relevanz zu hinterfragen, wird somit auch im digitalen Raum zu einer entscheidenden Fähigkeit.
Die Folgen: Überforderung mit System
Die Folgen dieser dauerhaften Informationsüberflutung reichen über Zeitverlust hinaus. Zu viele parallele Signale führen nicht zu besseren Entscheidungen, sondern oft zu Entscheidungsblockaden. Die Prioritäten verschwimmen, echte Risiken werden nicht mehr klar erkannt. Statt strategisch zu agieren, reagieren viele Datenschutzbeauftragte nur noch auf neue Anforderungen und Rückfragen. Die Arbeit wird getrieben, nicht gestaltet.
Die sprichwörtliche Metapher vom „Dschungel der Paragrafen“ trifft es auf den Punkt: Viele Datenschutzexperten fühlen sich wie Indiana Jones im Dickicht immer neuer Vorgaben – ausgestattet mit einer Machete namens Fachkunde, aber ohne Karte. Und aus dem Dickicht ruft jemand: „Können Sie das bitte bis morgen prüfen und freigeben?“
Trotz dieser Bedingungen leisten Datenschutzbeauftragte tagtäglich Beeindruckendes. Sie ordnen ein, setzen Prioritäten, beraten und behalten auch dann den Überblick, wenn andere längst den roten Faden verloren haben. Diese Fähigkeit ist keine Selbstverständlichkeit, sondern Ausdruck professioneller Haltung und gelebter Verantwortung für den Schutz personenbezogener Daten.
Wie kann Informationsflut bewältigt werden?
Im Arbeitsalltag haben sich drei konkrete Ansätze bewährt:
1. Priorisieren statt perfektionieren
Vollständigkeit ist selten zielführend. Nicht jede Gesetzesänderung muss sofort umgesetzt, nicht jeder Fachbeitrag im Detail bewertet werden. Entscheidend ist, was tatsächlich Auswirkungen auf den Verantwortungsbereich hat, welche Risiken für Betroffene bestehen und wo Fristen gesetzt sind. Ein klarer Filter verhindert, dass wertvolle Ressourcen durch „Nice to know“-Wissen gebunden werden.
2. Prozesse als Entlastung begreifen
Gut durchdachte Datenschutzprozesse ersetzen das Denken nicht, sie entlasten es. Klare Zuständigkeiten, definierte Abläufe für Prüfungen, Informationsflüsse und Dokumentationen schaffen Sicherheit. Gerade in Behörden und Organisationen, in denen Datenschutz nur eine von vielen Aufgaben ist. Solche Strukturen und Prozesse zeigen, dass Datenschutz nicht nur aus Aktenordnern besteht, sondern gelebter Teil der Organisationskultur ist.
3. Netzwerke aktiv pflegen
Wissen ist kein Einzelsport. Oft liegt die entscheidende Lösung nicht in der fünften Fachquelle, sondern im Erfahrungsaustausch mit Kolleginnen und Kollegen. Fachgruppen, Arbeitskreise und Veranstaltungen wie die Veranstaltungen des BvD bieten Raum, um Unsicherheiten zu klären, Wissen zu teilen und gemeinsam praktikable Wege zu entwickeln.
Professioneller Umgang mit der Informationsflut
Neue Gesetze, Verordnungen und Konkretisierungen werden den Datenschutz weiterhin prägen – Stillstand wäre keine Option. Umso wichtiger ist es, Informationsmanagement als Teil der fachlichen Kompetenz zu verstehen. Wer weiß, welche Quellen verlässlich sind, wie Informationen priorisiert und in bestehende Prozesse überführt werden, gewinnt Zeit, Handlungssicherheit und Souveränität.
Gerade im kollegialen Austausch zeigt sich: Wer den Dschungel der Paragrafen nicht allein durchquert, kommt sicherer ans Ziel. Fachwissen, strukturierte Abläufe und belastbare Netzwerke machen hier oft den entscheidenden Unterschied – für wirksamen Datenschutz, der über reine Dokumentation hinausgeht.
Hinweis: Dieser Beitrag basiert auf den Inhalten der Keynote „Information Overload – Datenschutzbeauftragte im Dschungel der Gesetze und Verordnungen“, die auf dem 4. Datenschutztag am 2. Juli 2025 in Frankfurt am Main von der Autorin gehalten wurde.
