Datenschutzkoordinator – Aufgaben, Rolle und Weiterbildung für Ihre Datenschutzstrategie
Auch wenn er manchmal so bezeichnet wird, ist der Datenschutzkoordinator kein Datenschutzbeauftragter „light“, denn zu einem großen Teil übernimmt der Datenschutzkoordinator eine ganz andere Aufgabe als der Datenschutzbeauftragte. Gerade in größeren Unternehmen kommt dieser Person – wie der Name schon sagt – eine koordinierende Funktion zu und sie übernimmt die Unterstützung des Datenschutzbeauftragten.
Somit hat diese Person die Aufgabe als Bindeglied zwischen einem Datenschutzbeauftragten und der Geschäftsleitung und in vielen Bereichen ist er der Datenschutz-Manager in einzelnen Abteilungen. In jeder Stellenbeschreibung könnte also auch das Wort Datenschutz-Schnittstelle stehen werden. In großen Unternehmen und Konzernen kann es darüber hinaus sinnvoll sein, mehrere Datenschutzkoordinatoren einzusetzen, um eine effektive Lastenverteilung zu gewährleisten. Verantwortliche in Unternehmen sind überdies laut Artikel 38, Satz 2 der Datenschutzgrundverordnung DSGVO verpflichtet, die Arbeit des Datenschutzbeauftragten zu unterstützen.
Es ist wichtig zu wissen, dass ein Datenschutzkoordinator nicht den Platz eines Datenschutzbeauftragten einnehmen kann. Sie sind nicht verpflichtend und können freiwillig ernannt werden. Das Gesetz lässt dies nicht zu, und in der Regel verfügt nicht jeder über das gleiche Qualifikationsniveau wie Datenschutzbeauftragte.
Doch was genau sind die Aufgaben eines koordinierenden Datenschutz Managers, welche Themen übernimmt er? Und welche Qualifikationen sollte er mitbringen? In diesem Beitrag erfahren Sie alles, was Sie wissen müssen.
Was ist ein Datenschutzkoordinator? Eine Definition
Der Datenschutzkoordinator übernimmt eine zentrale Rolle im Unternehmen, um den operativer Datenschutz zu organisieren und zu beachten, dass alle datenschutzrechtlichen Anforderungen erfüllt werden. Während der Datenschutzbeauftragte als solcher benannt ist und den Datenschutz im Blick hat und als Ansprechpartner für Datenschutzfragen fungiert, konzentriert sich der Datenschutzkoordinator auf die praktische Umsetzung des Datenschutzes im Unternehmensalltag. Eine gesetzlich definierte Aufgabenbeschreibung für die Position des Datenschutzkoordinators existiert nicht, und ein spezieller Kündigungsschutz ist mit dieser Rolle ebenfalls nicht verbunden.
Der Datenschutzkoordinator übernimmt eine intern geschaffene Funktion, die keine gesetzlichen Anforderungen erfüllt, sondern als unterstützende Tätigkeit ausgestaltet ist. Während der Datenschutzbeauftragte vor allem beratend und kontrollierend tätig ist, liegt der Schwerpunkt des Datenschutzkoordinators auf der praktischen Umsetzung sowie der Abwicklung alltäglicher Aufgaben und standardisierter Abläufe. Zudem fungiert er als Vermittler, der die Umsetzungsvorschläge des Datenschutzbeauftragten innerhalb des Unternehmens vorantreibt.
Obwohl ein gutes Verständnis von Datenschutz erforderlich ist, stehen eher tiefgehende Kenntnisse über das Unternehmen, dessen Prozesse, Abläufe und eingesetzte Infrastruktur im Vordergrund. Im Allgemeinen verfügt der interne Mitarbeiter über ein besseres Wissen als ein externer Datenschutzbeauftragter darüber, welche Personen als Ansprechpartner geeignet sind und wie diese effizient kontaktiert werden können. Meist werden die Datenschutzfachkräfte dazu eingesetzt, Betroffenenrechte fristgerecht zu beachten, da sie oft besser wissen, wo bspw. Kundendaten abgelegt sind als ein externer Datenschutzbeauftragter.
Die Datenschutzfachkraft trägt also einen Teil der Verantwortung, dass Datenschutzrichtlinien korrekt angewendet werden und die Datensicherheit im Unternehmen gewährleistet ist und koordiniert die Umsetzung von DSGVO und des BDSG (Bundesdatenschutzgesetz). Die Verantwortung, wenn auch nicht juristisch, liegt am Ende beim Datenschutzbeauftragten.
Aufgaben des Datenschutzkoordinators
Die Aufgabe dieser internen Datenschutzfachkraft sind vielfältig und umfassen sowohl strategische als auch operative Tätigkeiten, die sehr ähnlich der Rollenbeschreibung des Datenschutzbeauftragten sind.
Unterstützung des Datenschutzbeauftragten: Der Datenschutzkoordinator arbeitet eng mit dem Datenschutzbeauftragten zusammen. Während der Datenschutzbeauftragte die datenschutzrechtliche Leitung innehat, sorgt der Koordinator für die praktische Umsetzung der Datenschutzanforderungen und koordiniert die Umsetzung von Maßnahmen zur Datensicherheit. Er kann bspw. Fragen filtern und kategorisieren, einfache Fragen direkt beantworten und schwierigere Fragen die Datenschutzbeauftragten.
Koordination der Datenschutzaktivitäten: Der Datenschutzkoordinator sorgt dafür, dass alle datenschutzrelevanten Prozesse im Unternehmen richtig koordiniert und effizient umgesetzt werden. Dazu gehört die Überwachung der Datenschutzpraktiken und die Sicherstellung, dass diese den Anforderungen der DSGVO entsprechen.
Seminar und Sensibilisierung: Eine der wichtigsten Aufgaben des Datenschutzkoordinators ist es, die Mitarbeiter regelmäßig zu schulen und für Datenschutzthemen zu sensibilisieren. Dazu gehören regelmäßige Schulungen, in denen die Betroffenenrechte und der richtige Umgang mit personenbezogenen Daten thematisiert werden.
Überwachung der Datenschutzrichtlinien: Der Datenschutzkoordinator stellt sicher, dass alle Datenschutzrichtlinien im Unternehmen eingehalten werden – beispielsweise beim Einsatz der Bilder der letzten Weihnachtsfeier auf der Firmenhomepage. Dies umfasst die Datensicherung, die Datenminimierung und die Zugriffskontrollen und geht fließend in Maßnahmen der Informationssicherheit über.
Prüfung der Datenverarbeitungsprozesse: Der Koordinator ist für die Prüfung und regelmäßige Überwachung der Datenverarbeitungsprozesse verantwortlich. Er trägt seinen Teil dazu bei, dass personenbezogene Daten nur im Einklang mit der DSGVO verarbeitet werden.
Dokumentation und Berichterstattung: Der Datenschutzkoordinator dokumentiert alle Datenschutzmaßnahmen und erstellt regelmäßige Berichte, die die Einhaltung der Datenschutzrichtlinien belegen. Der Inhalt dieser Berichte sind für den Datenschutzbeauftragten und die Aufsichtsbehörden in der Regel von großer Bedeutung.
Prüfung von Datenschutzverletzungen: Im Falle einer Datenschutzverletzung prüft der Datenschutzkoordinator schnell und effektiv, welche Daten betroffen sind und welche Schäden möglicherweise entstanden sind. Er sorgt dafür, dass die Meldung an die Aufsichtsbehörde innerhalb der vorgeschriebenen Frist erfolgt.
Unterstützung bei der Umsetzung von Datenschutzprojekten: Der Datenschutzkoordinator übernimmt oft auch Aufgaben im Zusammenhang mit der Implementierung von Datenschutzprojekten und Prozessen, wie etwa der Einführung neuer IT-Systeme oder der Durchführung von Datenschutzfolgenabschätzungen.
Der Koordinator für den Datenschutz einer Abteilung, eines Fachbereiches oder Geschäftseinheit unterstützt aktiv den Datenschutzbeauftragten, indem er sich um die praktische Umsetzung kümmert. Dazu gehören Aufgaben wie die Erstellung von Löschkonzepten, die Einführung eines Verzeichnisses der Verarbeitungstätigkeiten (VVT) oder das Aufsetzen von Auftragsverarbeitungsverträgen.
Da in den Fachabteilungen oft nicht genug Wissen über die DSGVO-konforme Gestaltung von Prozessen vorhanden ist, bringt der Datenschutzkoordinator sein Fachwissen und seine Datenschutzpraxis ein. So hilft er dabei, sowohl die Anforderungen der DSGVO als auch die Bedürfnisse der Fachabteilung unter einen Hut zu bringen. Das Ergebnis: Effiziente Umsetzung und ein hoher Qualitätsstandard, ohne dass etwas auf der Strecke bleibt.
Ausbildung und Weiterbildung zum Datenschutzkoordinator
Um erfolgreich arbeiten zu können, sind fundierte Kenntnisse im Datenschutzrecht und in der Informationssicherheit notwendig – die kann man durch Kurse, oft im E-Learning an zahlreichen Akademien wie Tüv erwerben. Eine Ausbildung zum Datenschutzbeauftragten oder eine Weiterbildung im Bereich Datenschutz bildet daher häufig die Grundlage. Es gibt verschiedene Schulungen und Seminare, in denen die spezifischen Fähigkeiten und Kenntnisse vermittelt werden, die für die Arbeit erforderlich sind. Diese sind aber weitgehend analog zur Weiterbildung für Datenschutzbeauftragte.
Welche Qualifikationen und Fähigkeiten braucht ein Datenschutzkoordinator?
- Kenntnisse in der DSGVO und dem BDSG
- Erfahrung im Bereich Informationssicherheit
- Kenntnisse der Betroffenenrechte und deren Umsetzung
- Fähigkeit, Datenschutzrichtlinien und -prozesse zu erstellen und umzusetzen
- Erfahrung im Umgang mit Datenschutzverletzungen und deren Meldung
- Zusätzlich: Prozesskenntnisse, Kommunikationsfähigkeit, Empathie
Gehalt eines Datenschutzkoordinators
Unter „Datenschutzkoordinator Gehalt“ kann je nach Unternehmensgröße, Branche und Erfahrung das Ergebnis stark variieren. Laut aktuellen Stellenanzeigen und Gehaltsanalysen liegt das durchschnittliche Gehalt in Deutschland bei etwa 50.000 bis 70.000 Euro pro Jahr. In größeren Unternehmen oder spezialisierten Beratungsfirmen kann das Gehalt auch höher ausfallen.
Datenschutzkoordinator vs. Datenschutzbeauftragter – Was ist der Unterschied?
Der Datenschutzbeauftragte erfährt durch seine Bestellung eine besondere Stellung: Während der Datenschutzbeauftragte die rechtliche Verantwortung für den Datenschutz trägt und als Ansprechpartner für die Aufsichtsbehörden fungiert, konzentriert sich eine interne Koordinationsstelle für Datenschutz auf die praktische Umsetzung der Datenschutzmaßnahmen und die Koordination der Datenschutzaktivitäten im Unternehmen. Er unterstützt den Datenschutzbeauftragten und sorgt dafür, dass die datenschutzrechtlichen Vorgaben in allen Prozessen beachtet werden.
Die Arbeit in der Praxis
Diese Datenschutzfachkraft ist eine zentrale Schnittstelle im Datenschutzmanagement eines Unternehmens. Seine Aufgaben beschränken sich nicht nur auf die Unterstützung des Datenschutzbeauftragten, sondern verlangen sowohl fachliches Know-how als auch organisatorisches Geschick.