Externer Datenschutzbeauftragter: Kosten im Überblick
Ein externer Datenschutzbeauftragter ist für viele Unternehmen eine praktische und effiziente Lösung, um die Anforderungen der DSGVO professionell zu erfüllen. Doch welche Kosten verursacht die Bestellung eines externen Datenschutzbeauftragten?
Wir geben einen umfassenden Überblick über die Kosten externer Datenschutzbeauftragter, die Vorteile und Nachteile dieser Lösung, das Honorar, die Vergütung und worauf Sie achten sollten.
Ebenso unterstützen wir Sie gerne bei der Suche nach einem passenden Datenschutzexperten. Der Berufsverband der Datenschutzbeauftragten BvD stellt eine Übersicht externer Datenschutzbeauftragter bereit, die sich den beruflichen Leitlinien dieses Tätigkeitsfeldes verpflichtet haben. In unserer übersichtlichen Datenbank finden Sie qualifizierte Datenschutzbeauftragte – für Ihre Branche, Ihre Bedürfnisse und in Ihrer Region.
Kosten externer Datenschutzbeauftragter
Die Kosten für einen externen Datenschutzbeauftragten werden meist auf Stundensatz berechnet und hängen von verschiedenen Faktoren ab:
- Unternehmensgröße: Kleinere Unternehmen zahlen oft weniger als größere, da der Aufwand und die Anzahl der Mitarbeiter geringer sind.
- Leistungsumfang: Neben der Grundbetreuung können zusätzliche Beratungen, Schulungen oder ein Datenschutz-Audit die Kosten erhöhen.
- Laufzeit des Vertrags: Oftmals bieten Anbieter Rabatte bei langfristigen Verträgen.
Im Durchschnitt liegen die Kosten eines externen Datenschutzbeauftragten zwischen 150 und 300 Euro pro Monat für kleinere Unternehmen – es gibt zahlreiche Anbieter im Internet mit einer Preisliste zum Kostenvergleich. Größere Firmen müssen mit monatlichen Ausgaben von 500 bis 2.000 Euro rechnen.
Vorteile und Nachteile eines externen Datenschutzbeauftragten: Individuelle Anpassung an Ihre Bedürfnisse
Vorteile:
- Expertise im Recht: Externe DSB haben umfangreiche Erfahrungen in verschiedenen Branchen – egal welche Firmengröße.
- Kosteneffizienz: Gerade für kleinere Unternehmen oft günstiger als ein interner Datenschutzbeauftragter.
- Flexibilität: Leistungen können an den Bedarf des Unternehmens angepasst werden.
Nachteile:
- Kommunikationswege: Externe müssen sich erst in die internen Prozesse einarbeiten.
- Haftung und Vertrauen: Unternehmen müssen sicherstellen, dass der Dienstleister zuverlässig ist.
Welche Leistungen sind im Preis enthalten? Wichtig sind: Schnelle Reaktionszeiten und persönlicher Support
Die Kosten eines externen Datenschutzbeauftragten beinhalten in der Regel:
- Beratung zu DSGVO und Datenschutzgesetzen.
- Erstellung und Pflege von Dokumentationen.
- Schulung von Mitarbeitern.
- Kontrollen und Sicherstellung der Einhaltung der DSGVO.
- Unterstützung bei der Umsetzung eines Datenschutzmanagementsystems.
Zusatzleistungen wie ein Datenschutz-Audit oder spezielle Schulungen können extra berechnet werden.
Datenschutzbeauftragter Kosten: Ein Vergleich
Die Wahl zwischen einem externen und einem internen Datenschutzbeauftragten hat erhebliche Auswirkungen auf die Kosten und den organisatorischen Aufwand eines Unternehmens. Hier ein Überblick, wie sich die beiden Optionen unterscheiden:
Ein externer Datenschutzbeauftragter verursacht Fixkosten ab etwa 100 bis 150 Euro pro Monat. Jedoch sind die Leistungspakete höchst unterschiedlich – von der reinen Bestellung bis zu umfassende Beratung entstehen da große Unterschiede in den Angeboten. Im Vergleich dazu sind die Fixkosten eines internen Datenschutzbeauftragten jedoch deutlich höher, da nicht nur ein Gehalt, sondern auch regelmäßige Schulungskosten anfallen, um die notwendige Fachkompetenz aufrechtzuerhalten.
Auch der Zeitaufwand ist bei einem externen Datenschutzbeauftragten geringer. Die Experten bringen das notwendige Fachwissen mit und können direkt mit ihrer Arbeit beginnen. Ein interner Datenschutzbeauftragter hingegen benötigt häufig eine intensive Einarbeitungszeit, was den Aufwand für das Unternehmen deutlich erhöht.
In puncto Flexibilität bietet ein externer Datenschutzbeauftragter klare Vorteile. Die Leistungen können an den individuellen Bedarf des Unternehmens angepasst und bei Änderungen flexibel erweitert werden. Ein interner Datenschutzbeauftragter hingegen ist weniger flexibel einsetzbar, da seine Aufgaben oft an die internen Strukturen gebunden sind und dieser einen speziellen Kündigungsschutz genießt.
Ein weiterer Vorteil eines externen Datenschutzbeauftragten ist die Haftung. Externe Dienstleister verfügen in der Regel über eine spezielle Versicherung, die mögliche Fehler oder Datenschutzverstöße abdeckt. Bei internen Datenschutzbeauftragten liegt die Haftung dagegen oft direkt beim Unternehmen selbst, was zusätzliche Risiken birgt.
Kosten externe Datenschutzbeauftragte ins Verhältnis setzen zu ständiger Weiterbildung und Updates im Datenschutzrecht
Die Kosten eines externen Datenschutzbeauftragten sind abhängig von Unternehmensgröße, Leistungen und Vertrag. Für viele Firmen ist diese Lösung nicht nur kosteneffizient, sondern auch praktisch, um die Anforderungen der DSGVO sicher zu erfüllen. Mit einem erfahrenen Dienstleister sparen Sie Zeit, Geld und minimieren das Risiko von Bußgeldern.
Die Kosten für Datenschutzbeauftragten – extern oder intern – stehen oft in einem günstigen Verhältnis zu den langfristigen Ausgaben für die ständige Weiterbildung und das Aktualisieren des Fachwissens im Bereich Datenschutzrecht. Datenschutzgesetze wie die DSGVO werden regelmäßig angepasst, und interne Datenschutzbeauftragte müssen kontinuierlich geschult werden, um auf dem neuesten Stand zu bleiben. Dies erfordert nicht nur finanzielle Mittel für Schulungen und Seminare, sondern bindet auch interne Ressourcen und Zeit.
Was kostet Datenschutz?
Ein externer Datenschutzbeauftragter bringt dieses Wissen bereits mit und aktualisiert es eigenverantwortlich. Unternehmen profitieren von der aktuellen Expertise eines spezialisierten Dienstleisters, ohne in regelmäßige Fortbildungen und Updates investieren zu müssen. Dadurch sparen sie nicht nur Kosten für das Honorar des Datenschutzbeauftragten, sondern auch den Aufwand, selbst die Einhaltung von Fristen und neuen Vorschriften sicherzustellen. In vielen Fällen macht dies die Zusammenarbeit mit einem externen Datenschutzbeauftragten zu einer effizienteren und wirtschaftlich sinnvolleren Lösung.
FAQ: Häufig gestellte Fragen zu den Kosten eines externen Datenschutzbeauftragten
Wann ist ein externer Datenschutzbeauftragter notwendig?
Ein externer Datenschutzbeauftragter ist notwendig, wenn ein Unternehmen mehr als 20 Mitarbeiter hat, die regelmäßig personenbezogene Daten verarbeiten. Auch bei weniger als 20 Mitarbeitern kann die Bestellung erforderlich sein, wenn:
- Sensible Daten (z. B. Gesundheitsdaten) verarbeitet werden.
- Ein umfangreiches Monitoring von Personen erfolgt (z. B. durch Videoüberwachung).
- Die DSGVO dies in besonderen Fällen verlangt.
Ist ein externer Datenschutzbeauftragter teurer als ein interner?
In den meisten Fällen nicht. Gerade für kleinere und mittelständische Unternehmen ist ein externer Dienstleister oft die günstigere und effizientere Wahl.
Wer kann externer Datenschutzbeauftragter werden?
Ein externer Datenschutzbeauftragter sollte über fundierte Kenntnisse in Datenschutzrecht und der DSGVO verfügen. Oft werden spezialisierte Dienstleister oder Fachanwälte beauftragt. Folgende Voraussetzungen sind üblich:
- Umfangreiche Erfahrungen im Datenschutzmanagement.
- Kenntnisse in IT-Sicherheit und rechtlichen Vorgaben.
- Fähigkeit, die Anforderungen der DSGVO praktisch umzusetzen.
Welche Aufgaben hat ein Datenschutzbeauftragter und wann muss er bestellt werden?
Ein Datenschutzbeauftragter überwacht die Einhaltung der DSGVO und anderer Datenschutzvorschriften. Unternehmen müssen ihn bestellen, wenn sie regelmäßig Daten verarbeiten oder gesetzlichen Anforderungen unterliegen. Zu den Aufgaben zählen die Beratung des Unternehmens, die Überwachung der Einhaltung der Datenschutzrichtlinien und die Schulung von Mitarbeitern.
Die zentralen Tätigkeiten umfassen:
- Beratung der Geschäftsführung und Mitarbeiter.
- Unterstützung bei der Erstellung von Datenschutzkonzepten.
- Schulung der Mitarbeiter zu Datenschutzfragen.
- Erstellung von Verzeichnissen der Verarbeitungstätigkeiten.
- Durchführung eines Datenschutz-Audits.
- Unterstützung bei der Beantwortung von Anfragen Betroffener.
- Regelmäßige Kontrolle und Anpassung von Datenschutzmaßnahmen an aktuelle Vorschriften.
Ist es für einen Unternehmer zulässig, einen externen Datenschutzbeauftragten zu bestellen?
Ja, es ist ausdrücklich zulässig, einen externen Datenschutzbeauftragten zu bestellen. Dies ist in vielen Fällen sogar die bessere Wahl, da ein externer Experte unabhängig agiert und auf den neuesten Stand der rechtlichen Vorgaben spezialisiert ist. Zudem entfallen interne Kosten für Schulungen und Weiterbildung.
Ist ein externer Datenschutzbeauftragter ein Auftragsverarbeiter?
Ein Datenschutzbeauftragter (DSB) ist grundsätzlich kein Auftragsverarbeiter im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).
Die Begriffe „Auftragsverarbeiter“ und „Datenschutzbeauftragter“ beziehen sich auf unterschiedliche Rollen und haben unterschiedliche Aufgaben im Datenschutzrecht:
Datenschutzbeauftragter (DSB): Der Datenschutzbeauftragte ist eine unabhängige Person oder Institution, die für die Überwachung der Einhaltung der Datenschutzvorschriften im Unternehmen verantwortlich ist.
Er ist kein Verantwortlicher oder Auftragsverarbeiter, sondern agiert als Berater und Unterstützer der Organisation bei der Wahrung der Datenschutzrechte.
Der DSB stellt sicher, dass das Unternehmen die Datenschutzanforderungen gemäß der DSGVO erfüllt, und berät bei der Durchführung von Datenschutzfolgenabschätzungen und anderen datenschutzrechtlichen Fragen.
Auftragsverarbeiter: Ein Auftragsverarbeiter ist eine Organisation oder ein Unternehmen, das personenbezogene Daten im Auftrag eines anderen Unternehmens (des Verantwortlichen) verarbeitet.
Der Auftragsverarbeiter handelt dabei nur nach den Weisungen des Verantwortlichen und darf die Daten nicht für eigene Zwecke nutzen.
Beispiele für Auftragsverarbeiter sind IT-Dienstleister, Cloud-Anbieter, Softwareentwickler oder externe Dienstleister, die personenbezogene Daten im Rahmen eines Vertrages verarbeiten.
Der Datenschutzbeauftragte hingegen überwacht, dass die verantwortliche Stelle (also der „Verantwortliche“ im Sinne der DSGVO) die datenschutzrechtlichen Vorgaben beachtet und handelt nicht als Auftragsverarbeiter. Er hat eine beratende und kontrollierende Funktion, jedoch keine operative Rolle in der Datenverarbeitung selbst.
Vertrauen und Einhaltung der DSGVO: Wer haftet bei Bußgeldern?
Nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) trägt grundsätzlich das Unternehmen die Verantwortung für die Einhaltung der Datenschutzvorschriften und haftet für Datenschutzverstöße sowie die daraus entstehenden Schäden. Bußgelder können dabei bis zu 20 Millionen Euro oder bis zu 4 % des Jahresumsatzes betragen, je nachdem, welcher Betrag höher ist. Angesichts dieser hohen Haftungsrisiken erscheint eine Haftungsverlagerung auf den Datenschutzbeauftragten (DSB) verlockend. In bestimmten Fällen kann ein Unternehmen jedoch Schadenersatzansprüche gegenüber dem DSB geltend machen: Zum einen, wenn der DSB das Unternehmen falsch beraten hat und dies zu einer Bußgeldzahlung führt, haftet der DSB gemäß § 280 BGB für den entstandenen Schaden. Zum anderen, wenn eine betroffene Person durch eine unrechtmäßige Maßnahme des DSB zu Schaden kommt, kann eine deliktische Haftung nach § 823 BGB in Frage kommen, was bedeutet, dass der DSB für den entstandenen Schaden aufkommen muss.
Für Fehler von internen Datenschutzbeauftragten haftet grundsätzlich das Unternehmen. Externe Datenschutzbeauftragte sind oft durch Versicherungen abgesichert, jedoch kann auch das Unternehmen weiterhin haftbar gemacht werden, sofern der DSB seine Aufgaben ordnungsgemäß wahrgenommen hat. In diesem Zusammenhang bleibt die Hauptverantwortung immer beim Unternehmen, auch wenn der DSB in bestimmten Fällen für Fehler haftbar gemacht werden kann.
