Katrin Eggert

Kostenloser Praxisleitfaden „das Verfahrensverzeichnis“ des Bitkom

Der kostenlose Praxisleitfaden „das Verfahrensverzeichnis“ des Bitkom wurde gerade in einer komplett überarbeiteten Version in der nunmehr dritten Auflage veröffentlicht (https://www.bitkom.org/Bitkom/Publikationen/Leitfaden-Das-Verfahrensverzeichnis.html). Eine gute Gelegenheit ihn im BvD-Blog kurz vorzustellen. Lassen Sie mich am Rande etwas über den Weg zum Leitfaden, also die Arbeit der Autoren im Bitkom, berichten, um das Ergebnis vielleicht etwas besser beurteilen bzw. einordnen zu können.

Stellen Sie sich vor: sieben Datenschutzbeauftragte setzen sich zusammen und erklären wie man zu einem Verfahrensverzeichnis kommt. Dann haben wir sieben unterschiedliche Erfahrungswelten, im Detail unterschiedliche Meinungen und eine Vielzahl von Best-Practice Beispielen. Diverse Telefonkonferenzen und auch Präsenzmeetings sind notwendig, denn am Ende soll ein Vorgehensmodell stehen und nicht sieben Alternativen. Der Diskurs ist bzw. war für mich wieder eine gute Gelegenheit die eigene Vorgehensweise im Detail zu optimieren, Tipps und Tricks der Kollegen aufzunehmen. Darin sollte auch der Nutzen des Leitfadens für erfahrene Datenschutzbeauftragte liegen, als Anregung und Gelegenheit die eigene Arbeit zu reflektieren und zu optimieren.

Der Leitfaden ist vom Arbeitskreis Datenschutz des Bitkom verabschiedet worden, d.h. mehr als 100 aktive Datenschutzbeauftragte von Unternehmen haben in mehreren Review-Runden den Leitfaden geprüft und kommentiert. Damit stellt er auch einen breit getragenen Konsens dar, der die Sicherheit einer Benchmark bietet. Dem Datenschutzbeauftragten im Unternehmen, meist ja einem Einzelkämpfer, fehlt in der Praxis häufig ein Maßstab für den Detailgrad der Dokumentation, für den Aufwand den ein Unternehmen im Datenschutz betreiben muss.

Die wenigsten Datenschutzbeauftragten werden das Erstellen oder Aktualisieren eines Verfahrensverzeichnis als ihre Lieblingsbeschäftigung bezeichnen, das geht dem Autorenteam zumindest aber mir persönlich nicht anders. Rafft man sich dann endlich auf und macht sich an das Verfahrensverzeichnis, steht man leicht unter dem Verdacht Bürokratie zu pflegen. An verschiedenen Stellen zeigt der Leitfaden deshalb, wofür das Verfahrensverzeichnis gebraucht wird, klärt dessen Daseinsberechtigung und stellt es als das wesentliche Werkzeug für die Arbeit des Datenschutzbeauftragten im Unternehmen dar. Mit Blick auf die Geschäftsführung wird dabei auch noch mal deutlich gemacht, wer im Unternehmen welche Verantwortung bezüglich des Verfahrensverzeichnis trägt und wie man Schritt für Schritt ein Projekt „Erstellung des Verfahrensverzeichnis“ angehen kann.

Ziel des Leitfadens ist sowohl den Datenschutzpraktikern wie Berufseinsteigern und der Geschäftsführung die Datenschutzdokumentation näher zubringen. Was meinen Sie, ist das gelungen? Ich freue mich auf Ihr Feedback. Vielleicht können wir hier im Blog weitere Praxistipps sammeln und unter den Kollegen teilen.

Für den BvD-Blog, Lars Kripko

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Lars Kripko ist Berater für Datenschutz bei der T-Systems Multimedia Solutions GmbH.

Sein Team unterstützt Unternehmen, Projekte, Fachabteilungen und betriebliche Datenschutzbeauftragte.

E-Mail: lars.kripko@t-systems.com

https://www.xing.com/profile/Lars_Kripko