Katrin Eggert

Tipps und Links für kleine Organisationen 

Wie sich Vereine und Stiftungen auf die Anforderungen der neuen gesetzlichen Grundlagen rechtssicher vorbereiten können.

Bei vielen Vereinen gibt es Unsicherheiten angesichts der Umsetzung der DS-GVO. Die Unsicherheiten sind umso größer, wenn sich bislang nicht mit den Anforderungen des BDSG beschäftigt worden ist.

Der BvD möchte hier unterstützen und stellt hier Hilfsmittel vor, die kostenlos oder für wenig Geld erhältlich sind. Datenschutzaufsichtsbehörden sowie Verbände haben bereits gute Checklisten und Muster veröffentlicht, auf die wir hier aufmerksam machen möchten. Gleichwohl bleibt die Verantwortlichkeiten beim Vereinsvorstand die Grundsätze der DS-GVO umzusetzen und dies glfs. mit einer Anpassung bestehender Zuständigkeiten und internen Prozesse zu verbinden.

Ob ein Datenschutzbeauftragter zu benennen ist hängt maßgeblich von der Größe des Vereins ab und wie viele Personen ständig mit der vollautomatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind.

Dabei kann aber auch beachtet werden, dass nach Art. 37 Abs. 4 DS-GVO Datenschutzbeauftragte auch durch Verbände für ihre Mitglieder benennen können. Dies sichert auch für kleine Einheiten eine kompetente Beratung, die auch mit vertretbarem Aufwand Branchenspezifikas berücksichtigen kann.

Nachfolgend einige Hinweise und Links zu Veröffentlichung der Aufsichtsbehörden. Sie finden die für Sie zuständige Aufsichtsbehörde abhängig von ihrem Bundesland über die Übersicht der Datenschutzaufsichtsbehörden bei der Bundesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit: https://www.bfdi.bund.de/DE/Infothek/Anschriften_Links/anschriften_links-node.html.

Sie können über die Webseiten Ihrer Datenschutzaufsichtsbehörden weitere Informationsmaterialien für Ihre Umsetzungsmaßnahmen heranziehen.

Checkliste für Vereine:
https://www.lfd.niedersachsen.de/download/128036/Datenschutz_im_Verein_Checkliste_fuer_die_Umstellung_auf_die_Datenschutzgrundverordnung.pdf

Hinweise zu Einzelfragen bei Vereinen:
https://www.lda.bayern.de/media/muster_1_verein.pdf

Muster für Verzeichnisse der Verarbeitungstätigkeit:
https://www.lda.bayern.de/media/muster_1_verein_verzeichnis.pdf
https://www.lda.bayern.de/media/dsk_muster_vov_verantwortlicher.pdf

Orientierungshilfe für Vereine zur Umsetzung der DS-GVO:
https://www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de/wp-content/uploads/2018/03/OH-Datenschutz-im-Verein-nach-der-DSGVO.pdf

Verpflichtungsformulierungen für Mitarbeiter auf die DS-GVO:
https://www.lda.bayern.de/media/info_verpflichtung_beschaeftigte_dsgvo.pdf

Es gibt auch von Verbänden und Kammern hilfreiche Informationsmaterialien, die herangezogen werden können:
www.zdh.de (Unter Themen A-Z, Das neue Datenschutzrecht).

Broschüre „Datenschutz im Betrieb – Eine Handreichung für Beschäftigte – Download

Broschüre „Datenschutz im Betrieb“ – Datenschutz ganz kurz – Download 

Durch den BvD werden auch Bücher rezensiert, die auch Vereinen helfen können, die Anforderungen der DS-GVO umzusetzen. Dabei befinden sich auch Werke https://www.bvdnet.de/wp-content/uploads/2018/04/ERSTE-HILFE-ZUR-DSGVO-FÜR-UNTERNEHMEN-UND-VEREINE.pdf, die sich explizit an Vereine richten.

Letztendlich profitieren auch Vereine davon, wenn ihre Mitglieder darauf vertrauen können, dass ihre Daten durch den Verein datensparsam, sicher und zweckgebunden verarbeitet werden.

Im BvD-Blog erschien bereits ein Beitrag https://www.bvdnet.de/handreichungen-fuer-kleine-unternehmen-und-vereine/ zu Mustervorlagen speziell für Vereine, Stiftungen, Handwerksbetriebe und Selbstständige.

Autor: Rudi Kramer, stellv. Vorstandsvorsitzender

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